Weisung 201611028 vom 21.11.2016 – Inanspruchnahme von Dolmetscher- und Übersetzungsdiensten

Laufende Nummer:  201611028

Geschäftszeichen:   POE 3 – 1236 / 1001 / 1700 / 1937 / 3313 / 3317 / 5400.1 / 5611 /

6401.3 / 7034.14 / 7919 / 1918.2 / 8070

Gültig ab:                    21.11.2016

Gültig bis:                   20.11.2021

SGB II:                          Information

SGB III:                         Weisung

FamKa:                        Weisung

Bezug:

•       Weisung 201605020 vom 25.05.2016 – Einrichtung einer zentralen Dolmetscher-Telefon-Hotline

Aufhebung:

•       HEGA 05/11 - 08 - Inanspruchnahme von Dolmetscher- und Übersetzungsdiensten sowie Regelungen für den Einsatz und die Verwendung von Dienstausweisen

•       Weisung 201511015 vom 19.11.2015 – Ergänzende Regelungen zur Inanspruchnahme von Dolmetscher- und Übersetzungsdiensten für nicht privilegierte Drittstaatsangehörige (Drittstaatler)

Die bestehenden Weisungen zur Inanspruchnahme von Dolmetscher- und Übersetzungsdiensten werden aktualisiert und zusammengefasst. Hierdurch soll das rechtskonforme Handeln der Dienststellen sichergestellt werden.

1. Ausgangssituation

Im Rahmen der Freizügigkeit innerhalb der Europäischen Union können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in jedem Mitgliedsland eine Beschäftigung ohne Beschränkung aufnehmen. Damit nehmen auch Kundinnen und Kunden ohne ausreichende

Deutschkenntnisse die Dienste der BA in Anspruch. Für diesen Personenkreis darf der Zugang zu den Beratungs- und Sozialleistungen der BA sowie die Beantragung von Kindergeld und Kinderzuschlag nicht durch Sprachbarrieren erschwert werden. Daher können Dolmetscher- und Übersetzungsdienste im erforderlichen Umfang in Anspruch genommen werden. Rechtsgrundlage ist das zum 01.05.2010 in Kraft getretene Gesetzespaket, bestehend aus der VO (EG) Nr. 883/2004, der Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009, der Verordnung (EU) Nr. 1231/2010, der Verordnung (EG) Nr. 859/2003 und der Verordnung (EWG) Nr. 1408/71. Entsprechendes gilt auf Grund zwischenstaatlicher Abkommen und Übereinkommen über Soziale Sicherheit und Kindergeld. An den Grundprinzipien der Koordinierung der Sozialversicherungssysteme sowie von Kindergeld und Kinderzuschlag hat sich nichts geändert. Die grundsätzlichen Regelungen des § 19 Abs. 2 SGB X und des § 87 Abs. 2 AO gelten weiterhin.

Darüber hinaus werden ausländische Personen, denen keine generelle Kostenbefreiung gewährt werden kann und für die keine zwischenstaatlichen Abkommen bzw. Sonderregelungen bestehen, dauerhaft in die Bundesrepublik Deutschland einwandern, die ohne bzw. mit nur geringen Deutschkenntnissen die Sozial- und Beratungsleistungen der Dienststellen der BA und der gemeinsamen Einrichtungen in Anspruch nehmen oder Kindergeld und Kinderzuschlag beantragen.

2. Auftrag und Ziel

Die anzuwendenden Rechtsgrundlagen und Vergütungsregelungen bei der Inanspruchnahme von Dolmetscher- und Übersetzungsdiensten von Kundinnen und Kunden mit fehlenden oder nicht ausreichenden Deutschkenntnissen werden aktualisiert dargestellt, um das rechtskonforme Handeln der Dienststellen sicherzustellen. Mit den flexiblen Regelungen für nicht privilegierte Drittstaatsangehörige soll der Zugang zu den Sozial- und Beratungsleistungen in Dienststellen der BA und in den gemeinsamen Einrichtungen sowie zu Kindergeld und Kinderzuschlag weiterhin unbürokratisch ermöglicht werden.

3. Einzelaufträge

Die Agenturen für Arbeit

•       organisieren entsprechend der örtlichen Notwendigkeiten Dolmetscher- und Übersetzungsleistungen gemäß § 19 Abs. 2 SGB X und § 87 Abs. 2 AO sowie den vorstehend genannten EU-Verordnungen und den einschlägigen zwischenstaatlichen Abkommen und Übereinkommen über Soziale Sicherheit und Kindergeld,

•       nutzen das erweiterte Dienstleistungsangebot der Dolmetscher-Telefon-Hotline in Abwägung ihrer kommunikativen Erfordernisse,

•       beachten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des SGB X und der AO, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Verpflichtungsgesetz hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten,

•       stellen sicher, dass vorhandene Fremdsprachenkenntnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf freiwilliger Basis genutzt werden,

•       nutzen Angebote von Netzwerkpartnern (Begleitpersonen der Kundin bzw. des Kunden, soziale Verbände, ehrenamtliche Einrichtungen, etc.),

•       informieren bei Bedarf die Fachdienste im Rahmen der Beauftragung über notwendige Dolmetscherdienste.

Die Internen Services Personal

•       beachten bei der Abrechnung von Dolmetscherleistungen die Regelungen des Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz - JVEG und streben insbesondere beim wiederholten Einsatz eines Dienstleisters den Abschluss einer privatrechtlichen Vereinbarung mit abschließender Regelung des Vergütungsanspruchs zu günstigeren Konditionen an,

•       holen vor einer Vergabe von Leistungen an Personen mit (Wohn-)Sitz im Ausland entsprechend der Weisung 20151221 vom 21.12.2015 – Steuerangelegenheiten in der BA, die vorherige Mitzeichnung und umsatzsteuerliche Freigabe des BA-SH, SE 413, ein.

•       informieren die betroffenen Beschäftigten mit der Einschränkung, dass die Beauftragung und Abrechnung von Übersetzungen und Dolmetschereinsatz für die Jobcenter nur nach erfolgter Vereinbarung der Serviceleistung A.4 Interner Dienstbetrieb (Basispaket 1 oder 3) möglich ist.

4.     Info

4.1 Grundsatz

Bei der Inanspruchnahme von Dolmetscher- und Übersetzungsdiensten ist grundsätzlich, zwischen

•       EU-Staatsangehörigen und Staatsangehörigen aus Drittstaaten, die ihren rechtmäßigen Wohnsitz in der EU haben und sich in einer grenzüberschreitenden Situation befinden (vgl. 3.2)

und

•    nicht privilegierten Drittstaatsangehörigen (vgl. 3.3)

zu unterscheiden.

Die Prüfung, inwieweit im Verwaltungsverfahren ein Dolmetscher hinzugezogen werden muss, erfolgt gestuft: Kundinnen und Kunden mit unzureichenden Deutschkenntnissen sollen zur Vermeidung von Verständnisschwierigkeiten in erster Linie eine Person mit entsprechenden Sprachkenntnissen mitbringen. Ist dies nicht möglich, werden für Übersetzungen und Dolmetscherdienste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit entsprechenden Sprachkenntnissen betraut. Sofern dies ebenfalls ausscheidet, sollen soziale Verbände bzw. ehrenamtliche Einrichtungen u. ä. - soweit die Übersetzungs- und Dolmetscherdienste im Zusammenhang mit ihren Aufgaben stehen - hierfür gewonnen werden. Bei Bedarf werden die Fachdienste im Rahmen der Beauftragung über notwendige Dolmetscherdienste informiert.

Stehen diese Möglichkeiten nicht zur Verfügung, ist die BA verpflichtet, Übersetzungen vorzunehmen und Dolmetscherdienste anzubieten. Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit sowie nach entsprechenden Regelungen in zwischenstaatlichen Abkommen und Übereinkommen über Soziale Sicherheit und Kindergeld darf die Bundesagentur für Arbeit bzw. das jeweilige Jobcenter Kundinnen und Kunden aus EU-Mitgliedsstaaten nicht benachteiligen. Dies gilt insbesondere für die Übersetzung der Anträge von Personen, die vom persönlichen Geltungsbereich dieser Verordnung sowie der zwischenstaatlichen Abkommen und Übereinkommen erfasst werden. Bei Erstkontakten (schriftlich und mündlich) werden notwendige Übersetzungen bzw. Dolmetscherdienste in jedem Fall veranlasst.

Nicht privilegierte Drittstaatsangehörige und Institutionen sollen dagegen bereits im Zusammenhang mit dem ersten Kontakt aufgefordert werden, im Schriftverkehr und in mündlichen Verhandlungen die deutsche Sprache zu verwenden und ggf. selbst Übersetzungen anfertigen zu lassen oder einen Dolmetscher/eine Dolmetscherin mitzubringen. Dabei wird darauf hingewiesen, dass andernfalls das Schriftstück unter Setzung einer angemessenen Frist zur Übersetzung zurückgereicht werden muss. Wird die

Frist nicht eingehalten, kann eine Übersetzung veranlasst werden. Die Aufwendungen hierfür werden in der Regel in angemessenem Umfang der Kundin/dem Kunden in Rechnung gestellt. Angemessen sind die Kosten, welche aus dem Rahmenvertrag mit den Übersetzungsdienstleistern entstehen. Die Übernahme der Kosten von Amts wegen kann erfolgen, wenn die Umstände des Falls dies rechtfertigen.

4.2 Kostenerstattung

Die Kosten für die Übersetzung von Schriftstücken und für Dolmetscherdienste werden bei allen Kontakten von Amts wegen (in der Regel aus dem Verwaltungs(kosten)budget) übernommen bei

•       Staatsangehörigen aus Staaten der EU (gemäß Art. 2 der VO (EG) Nr. 883/2004 erstreckt sich der Anwendungsbereich auf alle Staatsangehörige eines Mitgliedsstaates, Staatenlose und Flüchtlinge, die in einem Mitgliedstaat der EU wohnen, ihre Familienangehörige und Hinterbliebene),

•       Staatsangehörigen aus Drittstaaten, die ihren rechtmäßigen Wohnsitz in der EU haben und sich in einer grenzüberschreitenden Situation befinden (gemäß VO (EU) Nr. 1231/2010 zur Ausdehnung der VO (EG) Nr. 883/2004 und der Verordnung (EG) Nr. 987/2009 auf Drittstaatsangehörige, die ausschließlich aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit nicht bereits unter diese Verordnungen fallen),

•       Staatsangehörigen aus Staaten des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR); die Verordnungen (EG) Nummer 883/2004 und Nummer 987/2009 finden im Verhältnis zu den Staaten des EWR - Island, Liechtenstein und Norwegen - noch Anwendung,

•       Staatsangehörigen aus Staaten, mit denen zwischenstaatliche Vereinbarungen bestehen:

Für den Bereich der Arbeitslosenversicherung bestehen zwischenstaatliche Abkommen mit der Sozialistischen Föderativen Republik Jugoslawien vom 12.10.1968 (die im Verhältnis zu den Nachfolgestaaten Bosnien-Herzegowina, Kosovo Mazedonien, Montenegro und Serbien weiterhin Anwendung finden) und der Schweiz.

Für den Kindergeldbereich bestehen zwischenstaatliche Abkommen mit der Sozialistischen Föderativen Republik Jugoslawien (die ebenfalls im Verhältnis zu den Nachfolgestaaten Bosnien-Herzegowina, Kosovo, Montenegro und Serbien weiterhin Anwendung finden), Marokko, Tunesien und der Türkei.

Sonderregelungen gemäß Rückkehrhilfegesetz

Die Erstattung der Kosten durch Kundinnen und Kunden entfällt bei Ausländern, die über Rückkehrbedingungen im Rahmen des Rückkehrhilfegesetzes beraten werden (§ 7 RückHG).

Auch Aussiedlerinnen und Aussiedler aus osteuropäischen Staaten sowie deutsche Rückwanderinnen und Rückwanderer aus dem Ausland beherrschen die deutsche Sprache häufig nur unvollkommen. Sofern sie die Hilfe in mündlicher oder schriftlicher Form in Anspruch nehmen, wird auf eine Erstattung der Dolmetscher- und Übersetzungskosten verzichtet.

4.3 Sonderregelungen für nicht privilegierte Drittstaatsangehörige

4.3.1 Mündliche Übersetzungen (Dolmetscherdienstleistungen) im Kundengespräch

Zertifizierte Dolmetscherinnen und Dolmetscher werden beauftragt, soweit die Situation dies erfordert. Eine Kostenübernahme ist möglich, sofern und solange keine kostenlosen Alternativen zur Verfügung stehen und nach den Gegebenheiten des Einzelfalls ohne Dolmetscherin oder Dolmetscher die Einleitung/Durchführung eines Verwaltungsverfahrens nach rechtsstaatlichen Grundsätzen sonst nicht möglich erscheint.

4.3.2 Schriftliche Übersetzungen von Dokumenten (Übersetzungsdienstleistungen)

Für die Übersetzung von amtlichen Dokumenten und Schriftstücken, die eine rechtliche Wirkung nach sich ziehen, werden grundsätzlich zertifizierte Dolmetscher- und Übersetzungsdienste eingeschaltet. Vom Einsatz von Übersetzungssoftware wird im Hinblick auf den hohen Anpassungsbedarf der damit übersetzten Schriftstücke abgesehen.

Grundsätzlich gelten die Regelungen gemäß § 19 Abs. 2 SGB X, § 87 Abs. 2 AO. Sofern die Kundin bzw. der Kunde aber nachvollziehbar darlegt bzw. die Umstände keine andere Annahme zulassen, als dass aufgrund der persönlichen Fluchtsituation die Selbstbeschaffung einer notwendigen Übersetzung von Dokumenten auch unter Fristsetzung nicht möglich bzw. nicht zu erwarten sein wird, kann die Übersetzung im notwendigen Rahmen durch die Dienststelle veranlasst werden. Soweit die Festsetzung eines angemessenen Aufwendungsersatzes der dafür entstandenen Kosten bei Berücksichtigung der fluchtbedingten finanziellen Möglichkeiten der Kundin bzw. des Kunden als unverhältnismäßig erscheint, kann diese entfallen.

4.4 Möglichkeit der Förderung aus dem Vermittlungsbudget nach § 44 SGB III

Die notwendigen Kosten für die Übersetzung von Zeugnissen und sonstigen Unterlagen können für Arbeitslose und von Arbeitslosigkeit bedrohte Arbeitsuchende sowie für Ausbildungssuchende aus dem Vermittlungsbudget nach § 44 SGB III, für den Rechtskreis SGB II in Verbindung mit § 16 Abs. 1 SGB II, übernommen werden, wenn es für die Anbahnung oder Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung notwendig ist (z.B. bei Dolmetscherkosten für Vorstellungsgespräche beim Arbeitgeber oder notwendige Über-setzungen zur Anerkennung eines ausländischen Berufsabschlusses). Darüber entscheidet im Einzelfall die Vermittlungs- und Beratungsfachkraft. Eine Kostenerstattung aus dem Verwaltungs(kosten)budget kommt bei einer Förderung aus dem Vermittlungsbudget nicht in Betracht.

Nach § 131 SGB III können, befristet bis zum 31.12.2018, auch Ausländerinnen und Ausländer, die eine Aufenthaltsgestattung nach dem Asylgesetz besitzen und aufgrund des § 61 des Asylgesetzes keine Erwerbstätigkeit ausüben dürfen, Leistungen aus dem Vermittlungsbudget erhalten, wenn bei ihnen ein rechtmäßiger und dauerhafter Aufenthalt zu erwarten ist. Dies gilt derzeit ausschließlich für Personen aus Herkunftsländern mit guter Bleibeperspektive. Dies sind Eritrea, Irak, Iran, Syrien und seit 01.08.2016 auch Somalia.

4.5 Wettbewerbliche Vergabe

Die Vergabe von Übersetzungen oder Dolmetscherleistungen mit Finanzierung aus dem Verwaltungs(kosten)budget wird nach den einschlägigen Wettbewerbsregelungen (u.a. VOL/A) durch den Internen Service durchgeführt. Die Beurteilung der Notwendigkeit und des Umfangs liegt in der Fachabteilung bzw. im operativen Bereich.

Eine Inanspruchnahme durch die Jobcenter kommt nur in Betracht, wenn das jeweilige Jobcenter die Serviceleistung A.4 Interner Dienstbetrieb (Basispaket 1 oder 3) vereinbart hat.

Für Übersetzungsdienstleistungen und das Telefondolmetschen bestehen zentrale Verträge mit externen Anbietern.

Insbesondere bei der Übersetzung von speziellen Fachtexten (z.B. wissenschaftlichen Texten) wird die fachliche Eignung der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers gemeinsam mit der bedarfstragenden Einheit und/oder dem örtlichen Bezirksbüro des Bundesverbandes der Dolmetscher und Übersetzer (BDÜ) besonders geprüft.

4.6 Vergütung

Nach § 17 Abs. 2 Satz 2 SGB I in Verbindung mit § 19 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 4 SGB X sowie § 9 BGG i.V.m. § 5 KHV und § 107 Abs. 1 Satz 4 AO finden die Regelungen des Gesetzes über die Vergütung von Sachverständigen, Dolmetscherinnen, Dolmetschern, Übersetzerinnen und Übersetzern sowie die Entschädigung von ehrenamtlichen Richterinnen, ehrenamtlichen Richtern, Zeuginnen, Zeugen und Dritten (Justizvergütungs-

und -entschädigungsgesetz - JVEG) entsprechend Anwendung, wenn von diesen Dolmetscher-innen und Dolmetscher bzw. Übersetzerinnen und Übersetzer herangezogen werden.

Maßgeblich sind hierbei grundsätzlich die in § 9 Abs. 3 JVEG genannten Sätze bzw. die in den §§ 9 bis 11 JVEG genannten Honorarbeträge. Eine Abweichung von den im JVEG genannten Sätzen ist durch privatrechtliche Vereinbarung (Vertrag oder Rahmenvereinbarung) möglich, z.B. wenn ein/eine Dolmetscher/in oder Übersetzer/in von der Dienststelle häufiger eingesetzt wird.

Bei den Stundensätzen nach dem JVEG handelt es sich gemäß § 12 Abs. 1 Nr. 4 JVEG um Nettobeträge. Ob darüber hinaus Umsatzsteuer zu entrichten ist, richtet sich nach den individuellen Verhältnissen des/der Auftragnehmer/in, insbesondere danach, ob ein steuerpflichtiger Umsatz im Sinne des § 1 UStG vorliegt und ob eine Steuerbefreiung gemäß §19 UStG vorliegt. Dies ist Frage des jeweiligen Einzelfalls.

4.7 Datenschutz

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des SGB X und der AO, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Verpflichtungsgesetz hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten durch Dolmetscher/innen und Übersetzer/innen finden Anwendung.

Personen, die bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt, beschäftigt oder für sie tätig sind, sollen nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten verpflichtet werden. Dies gilt nicht, wenn sie Amtsträger im Sinne des § 11 Abs. 1 Nr. 2 des Strafgesetzbuches sind. § 1 Abs. 2 und 3 Verpflichtungsgesetz bestimmt die Form und den wesentlichen Inhalt der Verpflichtung.

Nach § 5 des BDSG sind ferner alle mit dem Umgang von personenbezogenen Daten beschäftigten Personen zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

4.8 Weitergehende optionale Maßnahmen in der Verwendung von Dolmetscherdiensten

Als weitere geeignete Maßnahmen, um flexibel, unbürokratisch und kostengünstig einen Engpass an Dolmetscherdienstleistungen abzumildern, kommen u.a. die nachfolgenden Optionen in Betracht:

Verwendung von am Markt frei zugänglichen computerunterstützten Übersetzungs-programmen zur Übersetzung der gesprochenen Sprache - z.B. für einfache Texte im